Nov 142012
 
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Siguiendo con nuestra serie de artículos de “Mapa de un Proyecto Lean Six Sigma”, antes de poder llegar a los detalles de un proceso, debes de entender el flujo desde el inicio al final del proceso. Los siguientes pasos te ayudaran:

  1. Determina el alcance. Esto significa que debes de tener un entendimiento firme de los límites del asunto de negocios que estas atacando. Este paso es crítico si deseas tener un mentalidad claro. Aquí te puedes ayudar con el mapa SIPOC que construiste en la etapa de definición. Al clarificarte a ti y a tu equipo el punto de inicio del proceso que estas mapeando y saber exactamente donde pararas, ayuda a prevenir que te salgas del alcance y que el ejercicio mantenga un nivel realista.
  2. Determina los pasos. Desarrolla un mentalidad de que está pasando en el área que has escogido. Puedes usar a tu equipo para desarrollar el mapa (asumiendo que tu equipo está formado por gente que hace el trabajo). Has que tu gente hable acerca del proceso. No te preocupes por el orden de prioridades. Solamente enlista los pasos y utiliza verbos para describir las actividades.
  3. Identifica y enlista tus entradas y salidas clave. Cuando sea posible, para cada paso que definas, delinea las entradas y salidas clave y quien las provee.
  4. Acomoda los pasos en orden. Esta es una tarea simple, pero no puedes tener errores cuando representas que está pasando, si los cometes, inhibirás tu habilidad para realizar cambios.
  5. Asigna símbolos a tus pasos mapeados. existen ya símbolos que son comúnmente usados como lo que se muestran abajo.

  • Rectángulos para pasos
  • Rectángulos con extremos redondeados para inicio y fin
  • Rombos para toma de decisiones.

Una vez que has completado el mapa de proceso, tienes que validad lo que has capturado y agregar los detalles que se requieran. En muchos casos, la foto inicial que tenemos no representa lo que está pasando en la realidad, recuerda que tu equipo listo los pasos de memoria, ahora tú deberás:

  • Caminar el proceso. Así te aseguraras que no se nos ha escapado nada y ningún punto crítico se nos pasó.
  • Empieza a agregar aquellos pasos que se les olvido agregar a los miembros de tu equipo o que asumieron que eran del conocimiento común.
  • Asegúrate de que cada flecha tiene un punto de inicio y de final.
  • Hazte las siguientes preguntas
    • ¿Qué pasa si…?
    • ¿Qué puede salir mal?
    • ¿Quién…?
    • ¿Cómo…?
    • ¿Cuándo…?

Una vez que ya hayas completado estos pasos, ya puedes actualizar tu mapa. Abajo encontrar un mapa de procesos de ejemplo, este es el proceso de evaluación de proyectos del FONDEF (Fondo de Fomento del Desarrollo Científico y Tecnológico FONDEF, Chile).

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