Hoy en día, o más bien, desde hace varios años, en este mundo globalizado, es muy común que nuestras empresas tengan equipos de trabajo alrededor del mundo, creando la necesidad de equipos de proyecto con miembros en diferentes partes del planeta.

Esto ha provocado que las juntas de equipo sean virtuales usando comúnmente el teléfono, una teleconferencia, o aplicaciones basadas en red las que generalmente no permiten a los participantes verse a sí mismos lo que genera algunos retos que tenemos que afrontar. Generalmente toma más tiempo tener una junta en un ambiente virtual que en persona.

Si toma más tiempo y es más complicado hacer una junta virtual que una cara a cara ¿Por qué hacerla?

En las organizaciones donde el equipo se encuentra en diferentes localidades, las juntas de equipo virtuales generalmente son la única opción disponible. Desafortunadamente, el teléfono o las teleconferencias son menos efectivos que las juntas cara a cara. Los participantes, sentados en sus escritorios, generalmente están haciendo multitareas, disminuyendo su capacidad de atención. Y si a esto le agregamos que generalmente la gente no capta el mensaje completo ya que no puede ver el lenguaje corporal ni las expresiones faciales del interlocutor.

Ahora bien, ¿Cómo le hacemos para hacer nuestras reuniones virtuales realmente efectivas?

  Prepárate para la junta.

• En la invitación a junta, claramente define el tiempo basado en el meridiano de Greenwich (Tiempo GMT).
• Distribuye avisos y la agenda, con tiempo por adelantado suficiente, también utiliza un control de versiones para la agenda.
• Escoge tiempos variables para la agenda, de esta forma repartirás en el equipo la inconveniencia de tener una junta fuera de horas de oficina cuando el equipo se encuentra en husos horarios extremos.
• Aprende y usa las funcionalidades de llamada o software de juntas, como el “mute”.
• Distribuye las reglas de las juntas y re páselas al principio de cada junta.

 Durante tu junta observe las siguientes reglas especiales:

• Empieza a tiempo. Llama a cualquier participante que esté ausente, en caso de que se le haya olvidado la junta, suele suceder.
• Habla fuerte y claro frente al teléfono. Asegúrese que no exista ruido ambiental.
• Coloca cualquier asunto de negocios que no corresponde al proyecto en la sala de espera y tóquelos al final de tal forma que la gente que no está involucrada se pueda retirar de la junta.
• Comienza una pregunta mencionando el nombre de la persona a la cual está dirigida.
• Cuando te refieras a los avisos, cita los específicos como la página o el párrafo, numera los párrafos ayuda.

  Observa las normas de etiqueta telefónica.

• Identifícate antes de hablar.
• Anuncia tu presencia en la junta cuando entre y salga de la misma.
• Pon tu teléfono en mute cuando no estés hablando. Esta práctica evita que se oiga tu teclado y no pone música de fondo.

  Al final de la junta, toma algunos pasos para cerrarla y mejora su proceso de junta.

• Anota los resultados y los acuerdos.
• Decide como distribuirá las notas de junta y el reporte de avance.
• Agradece a todos por participar.
• Use algunos minutos para evaluar la junta

Estoy seguro que si llevas a cabo estos cuatro puntos mejoraras la efectividad de tus juntas virtuales.

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