Establece objetivos claros

Como llegamos al logro de los objetivos propuestos en general para nuestra empresa.

Y… ¿Qué hago?

Una vez que determinamos unos objetivos, sea cual sea el nivel, es necesario determinar “el camino” para llegar a ellos. Esto es, debemos saber hacia dónde vamos, desde donde partimos, qué obstáculos tenemos en el camino, quienes dirigen hacia el destino, como ir hacia allá. Este es el fin de determinar planes de acción. Es conocer los medios para llegar al fin.

Los objetivos primarios, corporativos, generales o de mayor nivel en la empresa (como sea que se hayan llamado) son la columna que sostiene el plan general estratégico del negocio. Sin embargo, deben “partirse” en objetivos más manejables y específicos para cada área de la empresa y en cada nivel de las distintas áreas: todo lo que se haga en la empresa deberá contribuir al logro de uno o más de esos objetivos primarios.

Esta etapa del proceso de planeación es sin duda alguna la más delicada y exigente. No podemos fijar objetivos con superficialidad o sin la reflexión necesaria en cada caso. Cuando hemos hecho un buen diagnóstico interno y se hemos estudiado con cuidado el sector, es relativamente sencillo fijar los objetivos de área, pues sabemos:

lo que se quiere hacer (objetivos),
lo que se puede hacer: fuerzas que aprovechar, debilidades por superar, recursos y habilidades actuales,
lo que se tiene que hacer: recursos y habilidades que es necesario crear, decisiones que hay que tomar.

Debemos mencionar un cuarto punto en este sentido, lo que se debe hacer. En este sentido se debe hablar de la ética. Estamos en el punto de determinar los medios para conseguir los fines, y no solo por sentido moral, sino por sentido práctico, es necesario recordar que el fin no justifica los medios. Tarde o temprano, aunque parezca lo contrario, la empresa y las personas relacionadas con ella, se ven afectadas por una decisión contra ética.

¿Qué tengo que considerar?

Es necesario para partir, el cuadro básico de objetivos primarios (Estableciendo objetivos claros en mi empresa (Parte 1)).
Los objetivos de cada área deben reunir ciertas características comunes:
- Deben ser medibles.
- Claros: todos los deben entender igual.
- Exigentes pero viables (para que sean motivadores).

Entonces… ¿Cómo le hago?

Mientras más detalle consigamos a la hora de fijar objetivos, más fácil será lograrlos. Normalmente, será necesario revisar los objetivos a largo plazo anualmente. Cada vez que se revisen se podrá detallar aún más en la forma de lograrlos. Para el logro de cada objetivo primario propuesto, cada área de la empresa tendrá una participación distinta.

El proceso básico que se recomienda para establecer objetivos de área y planes de acción concretos en una PYME es el siguiente:

Determine las personas que participarán en el proceso: dueño o socios y directores de mayor nivel. Consiga la aprobación de la lista de participantes con el director o dueño.
Elabore en reuniones individuales con los participantes, una matriz de objetivos por área en que se describa la participación de cada área para llegar al objetivo en particular. Por ejemplo, para llegar a un objetivo de crecimiento en ventas o resultados, unos tienen que mejorar en promoción, otros en el personal que vende, otros en el proceso para producir todo lo que se requerirá vender, en el financiamiento del crecimiento en ventas, en la evaluación crediticia de los nuevos clientes, etc. Lo ideal es que algunos objetivos de área sirvan para el cumplimiento de varios objetivos primarios. Todas las áreas vinculadas con un objetivo se verán en la necesidad de colaborar para su logro.

Algunos objetivos serán muy propios del área (ejemplo: modernizar las instalaciones, cambiar un equipo de comunicación telefónica, aumentar el entrenamiento del personal) pero resultan de un valor muy importante en el largo plazo y para el logro de los objetivos de la empresa en su conjunto.

Para cada objetivo por alcanzar, haga un cuadro en el que se indique al menos lo siguiente:
- el tiempo para el cual se requiere su logro,
- el responsable (conviene que sea uno solo, porque la experiencia en estos procesos señala que lo que es de muchos acaba siendo de nadie)
- los recursos necesarios (materiales, económicos, humanos, etc.) existentes o por crear los posibles obstáculos a encontrar y vencer,
- los apoyos requeridos de otras áreas,
- posibles caminos alternos para lograrlo. Esta es la parte del proceso que más a menudo se deja de lado con la consecuencia de que el plan nunca se realice
- Fechas de revisión de parámetros de avance. (esto servirá de base para el Tablero de control descrito en nuestro blog Estableciendo objetivos claros en mi empresa (Parte 1)

Y… ¿Cómo mido mi avance?