28 Oct

Matriz de Amenazas Vs. Oportunidades

La matriz de amenazas contra oportunidades como se muestra en la figura de este artículo, es una herramienta simple que puede ser utilizada para crear una necesidad compartida.

Te puede ayudar a:

  • Usar a tu equipo clave en una sesión de lluvia de ideas y enmarcar la necesidad de un cambio para afrontar algunas amenazas y oportunidades en un corto o largo periodos de tiempo.
  • Enfocarnos en amenazas que pueden motivar a algunas personas, pero por solo un corto periodo de tiempo.

Tenemos que enfocarnos en oportunidades que resulten en la compra de voluntades, tenemos que lograr que la gente resuelva la pregunta que tiene en su cabeza “¿Qué hay aquí para mí?”

Los siguientes pasos en la construcción la matriz de amenazas contra oportunidades son como sigue:

  1. Los miembros de tu equipo, individualmente o en grupo, seleccionen cuál de los cuadrantes crearan mejor la necesidad del cambio. Cada miembro deberá de compartir sus percepciones y después debatir similaridades y diferencias.
  2. El equipo, individualmente o como grupo, deberá de escribir de cuatro a seis declaraciones describiendo la necesidad del cambio.
  3. Si los miembros del equipo trabajaron individualmente, los miembros deberán leer sus declaraciones, y después deben de debatir y discutirlas para crear una declaración que englobe lo mejor de los esfuerzos individuales. Esta declaración es luego modificada para que se acople con los grupos constituyentes clave como lo son operaciones, finanzas, ventas y así.

En la figura de abajo tenemos un ejemplo de una matriz de amenazas y oportunidades enfocada a la “reducción de tiempos de ciclo”

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25 Oct

Administrando el cambio en Lean Six Sigma

Continuando con nuestra serie de Lean Six Sigma y su fase de Definición, el último paso en esta fase (de definición) es la de ganar consenso entre los accionistas clave creando una necesidad y visión compartidas del proyecto. Como  lo he mencionado en artículos anteriores, el culmino de la fase de Definición puede verse como un etapa “pasa-no pasa” para un proyecto. En los proyectos Lean Six Sigma se tiene que tener aprobación del campeón, el Master Black Belt y el Gerente Finanzas (Si el proyecto conlleva beneficios financieros substanciosos). No siempre el equipo recibe una aprobación formal, algunas veces la resistencia de otros puede fácilmente descarrilar un proyecto crítico para el negocio. Para evitar que esto suceda tenemos que tener un entendimiento claro de la posición de los accionistas clave del proyecto.

Como beneficios principales de contar con una estrategia bien ejecutada de administración del cambio tenemos:

  • Ayudamos a la organización a comenzar y terminar exitosamente proyectos Lean Six Sigma en un corto periodo de tiempo.
  • Creamos una visión compartida de la meta y entregables del proyecto.
  • Aseguramos que los accionistas clave nos han comprado la idea de empezar el proyecto.
  • Ayudamos a identificar los accionistas clave.
  • Y define el grado de soporte que requerimos de ellos para que el proyecto sea exitoso.
  • Permitimos la implementación eficiente de soluciones
  • Incrementamos el acceso a información y recursos que requerimos.
  • Aseguramos que la porción de control de proyecto es sostenible y abra una transferencia fácil.

Etapas y estrategias de la Administración del Cambio

Una estrategia Lean Six Sigma para la administración del cambio tiene 5 etapas distintivas:

  1. Identifica el Liderazgo para el cambio. Cada proyecto necesita un campeón quien patrocinara el cambio.
  2. Desarrolla una necesidad compartida. El líder del proyecto y el campeón necesitan articular de una manera clara la necesidad del cambio. Es mejor elaborar un caso de negocios. La necesidad del cambio puede ser generada por riesgo o oportunidad, o puede ser introducida dentro de la organización y compartida ampliamente por medio de datos, demostración o en demanda.
  3. Una visión sagaz. El resultado deseado del proyecto es claro, legitimo, comprendido ampliamente y compartido.
  4. Movilización del compromiso. Existe un fuerte compromiso de los accionistas calve para invertir en el cambio. El líder del equipo debe de demandar y recibir atención de la gerencia.
  5. Institucionaliza el cambio y monitorea el progreso. Una vez comenzado, ese prevalece y las mejores prácticas son transferidas a través de la organización.

Para ayudarnos en estas tareas, existen diversas herramientas que nos pueden ayudar a que la necesidad compartida que se ha creado prevalezca, que todos los compromisos tienen la misma visión para el proyecto, que todos los puntos de resistencia se han identificado.

Dedicare varios artículos a explicar algunas de estas herramientas.

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01 Oct

El Mapa de Sincronización del Producto

La sincronización del producto es una herramienta Lean que se usa típicamente para entender la P en un mapa SIPOC. Como todas las herramientas Lean, la sincronización de producto está enfocada a estandarizar un procesos o reducir su tiempo de ciclo.

LA sincronización del producto muestra la relación entre varios pasos del proceso (labor y flujo aplicados) que necesitan juntarse para construir un producto o servicio.

Pero… ¿Cómo desarrollamos un Mapa de Sincronización de Producto?

La mejor manera de desarrollar un mapa de sincronización del producto (PSM por las siglas en ingles de Product Sincronization Map) is juntando al equipo multifuncional. Sin embargo, en lugar de aplicar la técnica de lluvia de ideas para encontrar los 5 o siete pasos principales, el procesos debe ser documentando “caminando” el producto o servicio a través de su ciclo de vida. He aquí algunas guías para desarrollar el mapa:

  1. Siempre adhiérete a los pasos principales.
  2. Selecciona varios ejemplos como base. Estos ejemplos tenen que ser buenos representantes de tu producto o servicio.
  3. Determina si necesitas uno o varios PSMs. Si el proceso que necesita mejorar produce o trabaja con diferentes productos (Como seguros, máquinas de rayos x, o llamadas del cliente) tal ves necesitaras mapear el procesos por separado si:
  • Si el tiempo para realizar la tarea o procesos es estadísticamente diferente o
  • Los pasos del proceso que por los que va el producto o el servicio son diferentes, entonces necesitaras PSMs separados.
  1. Todas las opciones de proceso y variaciones tiene que ser documentadas. Como ejemplo puede tomar de referencia la figura en este artículo. En todas las nuevas aplicaciones, solo el 21% se auditan para verificar que no tengan error en la entrada de datos. Como variaciones en el proceso, después del subrayado, el proceso se divide, siendo rechazadas el 17% de las aplicaciones y el resto aceptado.
  2. Debemos de incluir cualquier lazo de re trabajo en los puntos de caída del proceso.
  • Debemos incluir en el mapa cualquier re trabajo o rechazo que implique más del 1%.

El mapa de sincronización del producto, como el SIPOC, representa solamente una vista a alto nivel de proceso o servicio que necesita ser mejorado. La sincronización del producto provee más detalles de la P en un SIPOC. El objetivo principal de estas herramientas es la de recolectar información critica para la reducción de tiempo de ciclo y aumentar la estandarización. Al usar PSM, tu puede identificar situaciones en el flujo causadas por:

  1. Redundancias.
  2. Requerimientos implícitos o no claros
  3. Transiciones truculentas.
  4. Objetivos conflictivos
  5. Áreas con problemas comunes o altos niveles de re trabajo

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28 Sep

¿Qué es el SIPOC?

Cuando entras al mundo de Seis Sigma o Lean Six Sigma comienzas a encontrarte con diferentes tipos de herramientas que te ayudaran a resolver problemas específicos que se te vayan presentando durante el desarrollo de tu proyecto. Una de estas herramientas de Seis Sigma es el SIPOC, SIPOC es un acrónimo de las palabras en inglés de “Supplier, Input, Process, Output, Customer” como en la siguiente figura:

El SIPOC nos sirve para dos cosas:

  1. Nos provee de una vista macro del flujo del proceso o producto y sus interrelaciones dentro del negocio.
  2. El SIPOC define los límites del proceso, el punto de inicio y final del proceso que necesita una mejora.

Y… ¿Cómo podemos desarrollar un SIPOC?

Como nuestro objetivo es el de definir una vista a alto nivel del proceso “como esta”, debemos incluir a nuestro equipo multifuncional en el desarrollo del SIPOC.

  1. Como primer paso, el equipo debe ponerse de acuerdo en los puntos de inicio y final del proceso. Entender el negocio nos puede ayudar en este proceso.
  2. Trabajando de atrás hacia delante, lista los Clientes. Identifica el CTQ (Critical To Quality) de cada cliente (precisos, a tiempo, simples y asi) y la Salida (Output) primaria  (ej. Prestamos, llamadas, consultas o lo que sea) que el cliente recibe del proceso.
  3. Con la C y la O del SIPOC definidas, usando técnicas de lluvia de ideas, el equipo debe de delinear entre 5 y 7 pasos del Proceso que resultan de las salidas. Los procesos típicamente comienzan con un verbo.
  4. Una vez que el equipo se a puesto de acuerdo en los pasos de proceso, ahora podemos identificar las Entradas (Inputs) críticas que afectan la calidad del proceso.
  5. El último paso es el de listar todos los Proveedores (Suppliers) que proveen entradas al proceso.
  6. Al final el SIPOC tiene que ser validado caminando a través de él.

En la figura de abajo podemos ver el ejemplo de un SIPOC que se enfoca en la reducción del tiempo de aprobación de un préstamo.

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27 Sep

Lean Six sigma y Mapeo de Procesos

Cuando estamos trabajando en la definición de un proyecto Lean Six Sigma debemos de asegurarnos que el alcance del proyecto está bien definido, para esto debemos de apoyarnos realizando un mapa de procesos de alto nivel. Ya tendremos oportunidad o necesidad de desarrollar un mapa más detallado en la etapa de Medición del proyecto, aquí, en la etapa de definición, solo consideraremos los objetivos más importantes del proceso, servicio o producto el cual necesite mejora.

Algunos de los más importantes beneficios de un mapa de procesos de alto nivel son:

  • Delínea el flujo general de la información y el material, empezando por el proveedor y terminando con el cliente.
  • Provee una gráfica de los pasos, eventos y operaciones así como los recursos relacionados.
  • Ayuda a cada uno de los involucrados en el proyecto a entender como diferentes partes de la compañía se combinan para proveer un producto o servicio.

Tenemos dos herramientas que nos pueden ayudar a realizar un mapa de alto nivel:

  1. El SIPOC
  2. Mapa de sincronización del producto.

Cada una de estas herramientas las explico con mejor detalle en diferentes entradas para explicarme mejor.

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