17 Feb

Eficiencia en tus procesos de producción

Este blog es el primero de una serie dedicada a la mejora de los procesos y productos en nuestra PYME, primero comentare lo que definimos como proceso y de esta forma tener un entendimiento estandarizado, como siempre sus comentarios son bienvenidos. Si alguno de ustedes desea que le dé prioridad a algún tema en específico de esta serie, háganmelo saber y con mucho gusto le daremos la prioridad debida.

En la actualidad, la velocidad es una de las características más deseadas por las organizaciones que buscan tener éxito en su sector. Tener procesos eficientes, rápidos y ágiles es una garantía de que “en esa organización se trabaja bien”, es una cualidad que habla bien de la modernidad de una empresa, de la eficiencia de su gente, contrariamente  de aquellas que son ineficientes y aletargadas.

Los procesos describen la forma como una organización lleva adelante sus negocios, y como toma sus decisiones; tener procesos eficientes es la mejor garantía de que una empresa trabaja eficientemente  Por muy capaz que sea un Emprendedor o Empresario, si no tiene buenos procesos, no va a funcionar bien o tomar decisiones acertadas.

Como comentó hace algunos años Witham Skinner, “La relación que existe entre el éxito de la empresa y lo que debe hacer producción, suele percibirse casi exclusivamente, como la habilidad de producción para obtener una productividad muy alta y unos costos muy bajos. Sin embargo, esta relación es crítica y es mucho más amplia que eso.

Pocos empresarios son conscientes de que lo que parecen ser decisiones rutinarias de producción llegan, con frecuencia, a limitar las opciones estratégicas de la empresa (tras atarla a unas instalaciones, a una plantilla de personal y a unas ciertas políticas) a una posición poco competitiva, y que salir de esta posición puede requerir años”.

Los procesos son todas aquellas actividades que intervienen como input (insumo) y son procesadas para obtener un “output” (Resultado),  Es básicamente todo el papeleo que rodea a la organización, planeamientos, programaciones, sincronizaciones, solicitudes, asignaciones, revisiones, aprobaciones, reportes, etc.

Estos procesos de producción combinan recursos diversos como materiales, actividades humanas, recursos financieros e información con el fin de obtener un bien o un servicio, es básicamente todo el papeleo que rodea a la organización, planeamientos, programaciones, sincronizaciones, solicitudes, asignaciones, revisiones, aprobaciones, reportes, etc.

La base de una empresa competitiva hoy es hacer productos y servicios orientados al mercado y no al gusto del emprendedor o de la necesidad de quien los hace, y tener procesos orientados a lograr esos productos de acuerdo a lo que el cliente quiere usando los recursos eficientemente.

Y… ¿Cómo podría mejorar mis procesos y productos?

El punto clave para renovar un proceso, es cuestionar las cosas como se vienen llevando hasta ahora, examinar la información, el procedimiento, los roles y las  personas que intervienen en cada proceso, no importa cuán exitoso  haya sido este proceso antes, o que este siendo, pues, “glorias pasadas no aseguran glorias futuras”,

Primero realizamos un diagnóstico

El diagnóstico es la primera fase para poder determinar las causas de la optimización de procesos, Los síntomas más comunes que presenta una organización con debilidad en sus procesos, son:

  • Constantes demoras en la toma de decisiones del emprendedor,  los ejecutivos o gerentes.
  • Errores consecutivos en la toma de decisiones; todo el mundo busca evitar la tomar decisiones para no comprometerse.
  • Excesivas reuniones de trabajo.
  • Hay un creciente N° de trabajos postergados por qué no se toman decisiones a tiempo.
  • Exceso de supervisión y control, muchas inspecciones o controles para cada cosa.
  • El costo de reemplazos es alto.
  • Creciente conflicto entre las áreas, Tensión que se produce por falta de información rápida.

Muchos de estos síntomas  se ven reflejados en la estructura orgánica y los procesos de trabajo y en la cultura organizacional, aspectos que deben ser revisados integralmente para abordar los cambios de mejora que se tienen que realizar.

¿Cuáles deben ser mis objetivos cuando busco la mejora de los procesos en mi empresa?

  • Racionalizar actividades, Toda optimización de proceso, genera racionalidad, simplicidad, flexibilidad, ahorro en costos, los proceso rediseñados son más rápidos y eficientes, se crean rutas alternativas  para los casos complejos (que según Pareto deben ser los menos)
  • Optimizar costos Se eliminan las actividades que no agregan valor al proceso, (ejemplo, revisiones, verificaciones, firmas, etc.) en cada fase o nivel de proceso
  • Hay un mayor empoderamiento del trabajador,  Se dejan los controles para instancias posteriores a la producción o servicio
  • Flexibilidad; Se Inician actividades aun cuando la información este incompleta, se desarrollan actividades en paralelo en lugar de obligarlas a ser secuenciadas, etc.

Algunas de las diferentes formas de mejorar los procesos y productos de nuestra empresa y los cuales describiremos uno a uno en esta serie de blogs son:

1. Evaluar la adecuación de productos y procesos

2. Mejorar la programación de la producción

3. Definir programas de mantenimiento preventivo

4. Instrumentar un sistema de control estadístico

5. Aplicar reingeniería de procesos

6. Sustituir procesos de captura manual de información por medios automatizados

7. Identificación del producto y rastreabilidad

8. Mejorar la logística de la empresa

9. Mejorar en la tecnología de empaque

10. Optimizar el uso de la capacidad instalada

El punto clave en el rediseño de un proceso, es el cuestionamiento de todas las reglas que controlan las actividades del negocio, explícita o implícitamente, como premisas para el diseño original, todo proceso se componen de entradas de información o insumos  que se procesan (deciden o ejecutan) y que generan salidas (resultados), esta secuencia muchas veces no andan bien alineada en las organizaciones, en algunos casos, se arrastran procesos con problemas heredados de gestiones anteriores, (que ya han sido superados por procesos más eficientes en las organizaciones modernas). Así por ejemplo, si el tiempo de los desembolsos de créditos en una entidad financiera, no es competitivo frente al mercado, entonces se tiene que cuestionar no sólo las personas que ejecutan los procesos, (Qué es lo primero que habitualmente se hace), sino las políticas, reglas y procedimientos que ampara dichos procesos

Cuando tenemos el enfoque de optimización de  procesos, es absolutamente válido empezar de nuevo, se construye una nueva cadena de valor, (enfoque que permita analizar secuencialmente los pasos de una organización para crear valor al cliente), se despliegan los procesos en dos tipos de procesos; a) Los procesos estratégicos (aquellos que orientan la actividad de la empresa) de b) Los procesos operativos que intervienen directamente en el negocio.

Y tu… ¿Estás listo para mejorar tus procesos?

17 Feb

¿Para qué mido el desempeño en mi negocio?

¿Para qué medir el desempeño en los negocios?

 Como todas las actividades en nuestra vida diaria, tenemos que medirnos para mejorar. Por ejemplo, cuando jugamos futbol llevamos un marcador y al terminar el partido nos medimos contra nuestra competencia y vemos quien fue el mejor. Otro ejemplo es cuando corremos un maratón, medimos el tiempo que nos tomo completarlo y llegar a la meta, de esta forma medimos nuestra mejoro con respecto a nuestra carrera anterior.

Las empresas también miden su desempeño por diversas razones. He aquí algunas:

  •  Mejorar: al seguir el desempeño, las empresas pueden detectar, y abordar con prontitud, problemas como una baja en la lealtad de los clientes, menores utilidades o deserciones de empleados talentosos.
  • Planificar y hacer pronósticos: la medición del desempeño sirve para verificar los avances, lo que permite a las organizaciones establecer si cumplen con sus metas y si necesitan revisar sus presupuestos y pronósticos.
  • Competir: cuando las empresas comparan su desempeño con el de sus rivales y el de los bechmarkers del sector, pueden identificar áreas débiles y abordarlas para potenciar su ventaja competitiva.
  • Recompensar: al saber bien lo que han trabajado los empleados para cumplir con las metas, los ejecutivos pueden distribuir incentivos basados en el desempeño y recompensar apropiadamente a sus subordinados directos.
  • Cumplir con normas y estándares: muchas empresas miden el desempeño para cumplir con las regulaciones del gobierno (como las leyes ambientales) o con estándares internacionales (por ejemplo las normas ISO).

¿Qué es la medición de desempeño?

En términos simples, medir el desempeño significa evaluar los resultados de negocios para:

  1.  Determinar la eficacia de la estrategia de la empresa y la eficacia de los procesos operacionales y
  2. Hacer cambios para abordar las carencias y otros problemas.

Los mejores sistemas de medición del desempeño son los que muestran un equilibrio:

  •  Miden el desempeño financiero de la empresa (como ingresos, gastos y utilidades) y el desempeño no financiero (por ejemplo conocimientos de los empleados, disponibilidad de los sistemas de información y calidad de las relaciones de los clientes).
  • Se apoyan en datos internos (como la calidad en los procesos) y en datos externos (por ejemplo, renqueo imparcial sobre el desempeño del producto de la empresa frente a los competidores).
  • Examinan los indicadores retrospectivos (que miran hacia el pasado) y los indicadores anticipados (que miran hacia el futuro). Por ejemplo las cifras de ventas le muestra lo que su empresa ha logrado en el pasado y por ello es un indicador retrospectivo. En cambio, los puntajes de satisfacción de los clientes sugieren la forma en que estos últimos pueden comportarse en el futuro; entonces son un indicador anticipado.
  • Consideran los aspectos subjetivos (difíciles de cuantificar) del desempeño (como la satisfacción del cliente y las capacidades de los empleados) y los objetivos (fáciles de cuantificar, por ejemplo los ingresos y el retorno de capital invertido).

Si una empresa logra el equilibrio en el sistema de medición, tendrá un panorama mas completo de como trabaja. Este cuadro exhaustivo permite que los ejecutivos y los gerentes aprendan de sus errores, mejoren de forma constante y tomen las decisiones más inteligentes.

Pero… ¿Quién usa los datos de medición del desempeño?

Muchas personas dentro y fuera de la empresa son las que usan los datos de medición del desempeño. Por ejemplo, los ejecutivos usan los datos para ver cuan bien se esta implementando una estrategia corporativa y si son necesarias ciertas acciones correctivas. Los jefes de unidad y los líderes de grupo usan los datos de desempeño para motivar y evaluar el desempeño y la productividad de los empleados. Los accionistas, los analistas de sector, los clientes, los medios de comunicación y los reguladores gubernamentales, usan los datos para tomar decisiones como por ejemplo, invertir o comprar acciones de una empresa, o para determinar si la organización actúa con eficiencia e integridad. Los empleados los utilizan para saber si ellos y sus equipos están contribuyendo a los objetivos de la empresa.

Yo no mido ningún aspecto específico de mi negocio o departamento, ¿Debería de hacerlo? ¿Debería dedicarle tiempo a la evaluación de los resultados de mi negocio?

¡La respuesta es si!

Pero… ¿Por qué?

Si evalúa los resultados de su empresa o grupo de trabajo y, además comprende el valor general de medir el desempeño, será posible que:

  • Determinar si usted y sus subordinados directos ayudan a su empresa a alcanzar las metas.
  • Corregir cualquier error o carencia para mejorar el desempeño del grupo.
  • Comprender como su comportamiento y sus decisiones afectan el desempeño de sus empleados.
  • Identificar nuevas oportunidades para que su unidad o grupo mejore su eficacia o incluso eleve su contribución al éxito de la empresa.
  • Fortalecer su conocimiento, y con ello potencializar su carrera.

Y tu… ¿Cómo mides el desempeño de tu negocio?

Para saber mas:

  • Keeping the Score de Brown.
  • Productivity Measurement for Business Exelence de Vrat, Sardana y Shahay.
  • Medir el Desempeño de la empresa de Kaplan.
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