01 May

El pensamiento sistémico y el pensamiento de diseño

Como los lectores de este blog son conscientes, el pensamiento sistémico está evolucionando como una alternativa a los viejos paradigmas.

En la siguiente serie de blogs, basados en el articulo original de John Pourdehnad, Erika R. Wexler y Dennis V. Wilson, se describe como es la integración del pensamiento sistémico con el pensamiento de diseño.

Solo da clic y te iremos llevando a lo largo del tema.

El pensamiento sistémico
Definición de pensamiento de diseño
El papel del diseño en el pensamiento sistémico
Sobre el diseño, con y sin la visión del mundo de los sistemas
Un enfoque integrado para la resolución de problemas

Conclusión

En el mundo de los negocios de hoy, el pensamiento de diseño y el pensamiento de sistemas se consideran cosas separadas. El desafío sigue siendo cómo la comunidad de pensamiento de diseño puede aprender de la comunidad de pensamiento de sistemas y viceversa. Creemos que los profesionales deben integrar intencionalmente el pensamiento sistémico con el pensamiento de diseño para mejorar las posibilidades de crear los diseños correctos. Hemos demostrado que el pensamiento sistémico puede ayudar a los diseñadores a comprender mejor el mundo que los rodea. Además, los diseñadores pueden lograr diseños más sostenibles siguiendo los principios de los sistemas. El diseño puede mejorarse enormemente si mejora el rendimiento del sistema en su totalidad, incluso si está rediseñando la pieza. Ser consciente del principio de las consecuencias no deseadas también puede mejorar el pensamiento de diseño.

Sin embargo, el principio más valioso que el pensamiento de sistemas puede agregar al pensamiento de diseño es la necesidad de llevar todo el sistema a la discusión desde el principio. Las partes interesadas dentro del sistema deben planificar por sí mismas. Si la formulación de problemas es el primer paso en el proceso de diseño, adoptar una mentalidad de sistemas puede ayudar a encuadrar y especialmente a replantear los problemas.

Hemos propuesto que los dos enfoques se complementen y que cada uno incorpore componentes del otro de manera implícita. Creemos que es posible, y necesario, crear un enfoque que incorpore explícitamente las fortalezas de ambos, abordando así las brechas y aumentando la posibilidad de crear soluciones sostenibles a los problemas perversos que enfrentan las organizaciones y la sociedad actual.

John Pourdehnad se desempeña como profesor asociado en Dinámica organizacional en la Universidad de Pennsylvania. También es director asociado, Ackoff Collaboratory para el avance de los enfoques de sistemas, y profesor adjunto, Ingeniería de sistemas, en la Escuela de Ingeniería y Ciencias Aplicadas.

Erica R. Wexler tiene una maestría en Dinámica Organizacional de la Universidad de Pennsylvania. Actualmente es coordinadora de comunicación y capacitación de la Oficina de Servicios de Autismo de Pennsylvania.

Dennis V. Wilson tiene una maestría en Dinámica Organizacional de la Universidad de Pennsylvania. Actualmente es gerente de proyectos / analista senior de procesos en Penn Mutual Life

13 Abr

¿Cómo puedo encontrar buenas ideas?

¿Cómo puedo encontrar buenas ideas?

Las buenas ideas, los mata ideas y sus filtros

Para tener una mente abierta y buenas ideas necesitamos pensar como niños otra vez, volver a tener ese deseo nato de explorarlo todo. Linus Pauling, ganador de dos premios Novel de forma individual decía que: “La mejor forma de tener una idea es teniendo muchas ideas”. Probablemente esto suene como un disparate para algunos, ya que contradice la perspectiva sistémica, basada en formulas, centrada en la eficiencia que se nos enseña en la escuela y como profesionales. Pero la realidad es que el descubrimiento es resbaladizo y la exploración es peligrosa. Nadie sabe lo que obtendrá cuando se es creativo.

Los creadores cinematográficos, los pintores, inventores y los empresarios describen así su trabajo de búsqueda: exploramos lo desconocido esperando encontrar nuevas cosas valiosas para traer al mundo. Y como otro tipos de exploradores, la búsqueda de sus ideas demanda un riesgo: lo mucho que descubrirán y encontraran no les será satisfactorio. Es por esto que el trabajo creativo no encaja en planes, presupuestos ni en agendas. Cristobal Colon y Magallanes fueron enviados en misiones a lo desconocido, con un conocimiento claro de que podrían regresar sin nada o de plano, no regresar.

Pero cuidado de los mata Ideas

Existen frases que sirven para rechazar las nuevas ideas sin pensar. la gente las usa cuando es lo demasiado floja para dar una crítica constructiva o una dirección, aquellos que fallan al cuestionar una idea evocando más preguntas, o aquellos que piensan que otros no pudieran tener el potencial para tener buenas ideas. Las frases como “no está en nuestro presupuesto” o “no tenemos tiempo” son medias verdades, ya que los presupuestos y las agendas pueden ser cambiados por una idea lo suficientemente buena. Otras frases comunes son:

  • Nosotros ya tratamos eso anteriormente.
  • Nunca hemos hecho eso antes.
  • Nosotros no lo hacemos de esa manera aquí.
  • Eso nunca funcionara.
  • No está en nuestro presupuesto.
  • No es un problema interesante.
  • No tenemos tiempo.
  • Los ejecutivos nunca compraran la idea.
  • Esta fuera de nuestro alcance.
  • A la gente no le gustara.
  • No haremos el dinero suficiente.
  • ¿En verdad eres estúpido?
  • Calladito te ves más bonito.

En cualquier campo, la gente creativa es aquella que se dedica a generar, trabajar y jugar con ideas.

Así como vemos a los niños en el parque, la creatividad esta entretejida con la habilidad de ver las ideas fluir, de liberarnos. Las ideas vienen y se van, y eso está bien, para una mente abierta las ideas están en todas partes. Es la disposición a explorar, de experimentar y jugar, la de invertir energía, llegar a un callejón sin salida y después virar a una nueva dirección es lo que permite a nuestras mentes encontrar buenas ideas.

Y… ¿Cómo filtro esas ideas?

Ya tenemos una buena cantidad de ideas, pero… ¿Ahora qué sigue? Se nos pide que encontremos ideas para resolver problemas, que no solo juguemos para obtener ideas, sino que aterricemos por lo menos una y así realizar un trabajo.

El secreto del balance entre el juego y el trabajo es en pensar que la mente es un filtro, en lugar de un interruptor binario, abierto contra cerrado, creativo contra rutinario. Es necesario que encontremos una escala que se vaya deslizando sutilmente, apagando algunos filtros, al principio dejaríamos pasar pensamientos que inicialmente rechazarías de inmediato. Haz esto hasta que tengas algunas ideas interesante, después, gradualmente ve encendiendo algunos filtros hasta que al final te quedes con algunas buenas y practicas ideas que te permitan resolver el problema que se te presenta. El cómo escoger que filtros aplicar y cuando hacerlo tiene mucho que ver con la innovación exitosa así como el posponer ciertos juicios y después aplicarlos nuevamente.

El meollo de la eficiencia es no es como los inventores y los exploradores hacen su trabajo, ellos apagan sus filtros por algunos periodos de tiempo tratando de llegar a donde no han llegado otros.

En conclusión…

Como puedes observar, el secreto se encuentra en abrir nuestra mente, hacer a un lado nuestros prejuicios y hacer que las ideas fluyan, por muy alocadas que parezcan, después aplicaremos gradualmente nuestros filtros hasta  obtener un puño de ideas que nos podrían ayudar a resolver el problema que se nos presenta.

Una buena forma de encontrar ideas es utilizar una técnica conocida como lluvia de ideas, pero también es importante entender el mal uso de la lluvia de ideas nos puede afectar.

30 Mar

7 asesinos furtivos de tu proyecto

Hay pocas cosas más desalentadoras para un líder de proyecto que poner su corazón, sudor y lágrimas en un proyecto para que al final este falle. El fallar un proyecto puede y proveerá conocimientos y experiencias de crecimiento a los involucrados, pero la pérdida de tiempo y esfuerzo puede ser un golpe devastador. Hay muchas razones por las que un proyecto de cualquier área puede fallar, pero hay siete indicadores clave de que un proyecto está muriendo una forma lenta y silenciosa.

Orange numbers 1 Rotación del equipo

Cada empresa experimenta alguna rotación de empleados o contratistas pero una excesiva rotación de personal clave puede ser un indicador de que un proyecto está condenado al fracaso. Hay muchas razones por las que la rotación de personal puede tener un efecto perjudicial sobre el proyecto. En primer lugar, tiene un efecto psicológico en otros miembros del equipo que pudiera disminuir la productividad. En segundo lugar, la pérdida de personal clave puede resultar en que cierta  información histórica y crítica perderse para siempre, lo que retrasará el desarrollo. Por último, la sustitución de los miembros del equipo requiere una formación y educación de acelerar un nuevo miembro del equipo. Esto puede ser una distracción que moverá a otros fuera del trabajo de desarrollo del proyecto, lo que podría generar un aumento en los costos de ejecución y plazos de entrega.

Orange numbers 2 El síndrome de Pedro y el Lobo

Existe una vieja fabula que se llama; «Pedro y el lobo”. Esta fábula es una advertencia para no generar falsas alarmas. Esta recomendación  es ignorada en los proyectos que tienen un  ciclo ¡Arranca!¡Detente!¡Arranca!. Esto es cuando un gerente, cliente, o alguna otra entidad empuja a su equipo duro, alegando que el proyecto tiene que terminarse en una fecha determinada. Los miembros del equipo trabajan los fines de semana y hacen un esfuerzo extra, y entonces, tan rápidamente como el gran impulso llegó, el proyecto se detiene en seco. Meses más tarde, una vez más una emergencia se presenta:

«¡De prisa! ¡Tenemos que enviar antes de tal fecha!»  Y lo mismo sucede otra vez.

La urgencia repetida, seguida del paro del proyecto, que más tarde comienza de nuevo con una urgencia tiene un efecto psicológico en el equipo del proyecto. El equipo llega a no creer que haya alguna urgencia. De hecho, empiezan a generarse la idea de que el proyecto no es un proyecto serio y que muy pronto se parará de nuevo, así que ¿por qué poner en cualquier esfuerzo en absoluto?

¡Cuidado con el proyecto que da la alarma del lobo!

Orange numbers 3 Tener una actitud perfeccionista

Existe una frase que dice: «Llega el momento en cada proyecto cuando tienes que dispararle a los miembros del equipo y empezar la producción».  Muchos proyectistas tienen una actitud perfeccionista. El problema de esta actitud es que es imposible construir el sistema perfecto, diseñar la máquina perfecta, o lanzar el producto en el momento perfecto. El perfeccionismo es siempre difícil de alcanzar y si el perfeccionismo es parte de la cultura del proyecto, esta es una señal de que un producto o proyecto puede fracasar antes de nacer.

Nuestra forma de pensar debe de estar enfocada no al perfeccionismo, pero si al éxito. ¿Cuál es el criterio mínimo de éxito con el fin de lanzar con éxito un producto? Establece los criterios de éxito y lanza el producto una vez que los cumples.

Orange numbers 4 Calendario acelerado

Parece contrario a la intuición, sino para desarrollar un sistema integrado rápidamente un equipo realmente tiene que ir despacio. Trabajando en un calendario acelerado resultados en una disminución del rendimiento debido al estrés y, más importante, una mayor probabilidad de que se cometerán errores. Errores influirán directamente el número de errores que luego aumentan el tiempo de prueba y re trabajo tiempo.

Otra cuestión es que cuando los desarrolladores se apresuran y tratando de cumplir con un calendario acelerado, cortaron esquinas. Código no consigue comentó. No se crean documentos de diseño, como la arquitectura y diagramas de flujo. En su lugar, el diseño se produce sobre la marcha en la mente del programador. El ir más lento y haciendo las cosas bien se llega a la solución final más rápido.

Orange numbers 5  Un mal diseño o no tener uno

Un proyecto sin un diseño o un mal diseño de lo que se quiere crear o realizar es una señal segura de fracaso. La ausencia  o mal diseño conducirá a el proyecto a una ejecución deficiente y que dará lugar a errores con lo que estaremos condenados a estar corrigiendo el producto o servicio hasta que el proyecto finalmente muera.

Orange numbers 6  Poner la carreta adelante del caballo

El desarrollo de un nuevo producto o servicio es una tarea apasionante. Hay mucho que hacer y las empresas están por lo general apresuradas para llegar desde el concepto hasta la producción. Esta prisa puede ser extremadamente peligrosa, sobre todo cuando las decisiones de producción empiezan a ponerse adelante de otras también importantes como depuraciones del diseño.

Un buen ejemplo es cuando el diseño mecánico de un producto, o el ver y sentir son utilizados para definir sus requerimientos eléctricos y  antes de que un prototipo realmente funcione, se ordenan las herramientas de producción. En estos casos siempre parece que la tarjeta electrónica no cuadra, se deben de hacer ajustes, y…  ¡Órale! La tablilla ya no cabe en la caja donde era montada. El caballo del sistema necesita ir tirando del carro. Los proyectos que se precipitan y tratar de hacer cosas en paralelo demasiado rápido por lo general terminan teniendo más tiempo y cuestan más debido a las revisiones que tenemos que realizar para corregir nuestros errores.

Orange numbers 7  La corrupción del alcance

Cada proyecto tiene una corrupción del alcance, pero el grado de  corrupción del alcance puede ser el factor determinante en cuanto a que si el proyecto tendrá éxito o no. Uno de los aspectos más peligrosos de la corrupción del alcance es que puede ser insidioso. La adición de un simple factor un día, algunas otras adiciones unos meses más tarde, parecieran ser completamente inofensivos. Sin embargo, pueden ser mortales.

El mayor problema de la corrupción del alcance es que los cambios suelen ser sutiles. A primera vista, un cambio parece que es sólo el trabajo de unos días. Pero con cada adición la complejidad del proyecto aumenta. La corrupción del alcance de este modo puede cambiar el proyecto a un grado tal en el tiempo que el plan original y el diseño se vuelven obsoletos o incluso la solución incorrecta. El resultado final es un proyecto que está muy lejos de su presupuesto y detrás de su fecha de entrega, con poco o ningún final en el horizonte.

¿Qué otros indicadores crees que podría ser signos de que un proyecto no puede alcanzar la terminación? ¿Alguno de los proyectos en los que estás trabajando en estos momentos presentan más de alguno de los asesinos aquí mencionados?

24 Sep

¿Son tus objetivos SMART?

En este mundo complejo de hoy, donde vivimos presionados por la necesidad de ser productivos, es decir, eficientes, eficaces y efectivos, todo esto a un costo competitivo y en un tiempo, algunas veces razonable y sin dejar atrás calidad, se hace necesario que nuestros proyectos tengan objetivos inteligentes (smart en inglés).

La mayoría de los gerentes y directores de proyectos estarían de acuerdo en haber oído en más de una ocasión lo siguiente:

“Nunca tengo tiempo suficiente para completar todas mis asignaciones, independientemente de lo bien que mi día fue planeado en el papel.»

“Me gustaría poder contar con más tiempo para cumplir con mis plazos y producir resultados de alta calidad de forma consistente.

Una forma efectiva de lograr tener objetivos efectivos es utilizando la técnica SMART. Smart es una palabra inglesa que significa inteligente pero en nuestro caso, SMART son las siglas en ingles de:

S             Specific (Específico)

  • Pueden ser entendidos de una sola forma.
  • Libres de ambigüedades y términos no verificables.
  • Planteado positivamente.

M           Measurable (Medible)

  • Puede ser verificado

A             Achievable (Alcanzable)

  • Puede ser realizado dentro de las restricciones de nuestro proyecto.

R             Realistic (Realista)

  • Tiene sentido
  • Es apropiado para el requerimiento

T             Tangible (Tangible)

  • Se plantea de manera numérica o formato Si/No o como sea definido previamente con un entendimiento establecido.

Recuerda que es importante de que tengas toda la información a la mano para aplicar cada uno de los estándares SMART, de no ser así, tienes dos opciones, o para, consigues la información y la colocas todos los pendientes en una lista, o también puedes determinar si el estándar es necesario para el éxito.

Y también recuerda de involucrar al cliente del proyecto, así como al equipo de proyecto. En el futuro obtendrás información más precisa.

Y… ¿Son tus objetivos SMART?

Recuerda que la técnica SMART la podemos aplicar en todas las áreas.

17 Sep

Como realizar una junta virtual exitosa

Hoy en día, o más bien, desde hace varios años, en este mundo globalizado, es muy común que nuestras empresas tengan equipos de trabajo alrededor del mundo, creando la necesidad de equipos de proyecto con miembros en diferentes partes del planeta.

Esto ha provocado que las juntas de equipo sean virtuales usando comúnmente el teléfono, una teleconferencia, o aplicaciones basadas en red las que generalmente no permiten a los participantes verse a sí mismos lo que genera algunos retos que tenemos que afrontar. Generalmente toma más tiempo tener una junta en un ambiente virtual que en persona.

Si toma más tiempo y es más complicado hacer una junta virtual que una cara a cara ¿Por qué hacerla?

En las organizaciones donde el equipo se encuentra en diferentes localidades, las juntas de equipo virtuales generalmente son la única opción disponible. Desafortunadamente, el teléfono o las teleconferencias son menos efectivos que las juntas cara a cara. Los participantes, sentados en sus escritorios, generalmente están haciendo multitareas, disminuyendo su capacidad de atención. Y si a esto le agregamos que generalmente la gente no capta el mensaje completo ya que no puede ver el lenguaje corporal ni las expresiones faciales del interlocutor.

Ahora bien, ¿Cómo le hacemos para hacer nuestras reuniones virtuales realmente efectivas?

Orange numbers 1  Prepárate para la junta.

  • En la invitación a junta, claramente define el tiempo basado en el meridiano de Greenwich (Tiempo GMT).
  • Distribuye avisos y la agenda, con tiempo por adelantado suficiente, también utiliza un control de versiones para la agenda.
  • Escoge tiempos variables para la agenda, de esta forma repartirás en el equipo la inconveniencia de tener una junta fuera de horas de oficina cuando el equipo se encuentra en husos horarios extremos.
  • Aprende y usa las funcionalidades de llamada o software de juntas, como el “mute”.
  • Distribuye las reglas de las juntas y re páselas al principio de cada junta.

Orange numbers 2 Durante tu junta observe las siguientes reglas especiales:

  • Empieza a tiempo. Llama a cualquier participante que esté ausente, en caso de que se le haya olvidado la junta, suele suceder.
  • Habla fuerte y claro frente al teléfono. Asegúrese que no exista ruido ambiental.
  • Coloca cualquier asunto de negocios que no corresponde al proyecto en la sala de espera y tóquelos al final de tal forma que la gente que no está involucrada se pueda retirar de la junta.
  • Comienza una pregunta mencionando el nombre de la persona a la cual está dirigida.
  • Cuando te refieras a los avisos, cita los específicos como la página o el párrafo, numera los párrafos ayuda.

Orange numbers 3  Observa las normas de etiqueta telefónica.

  • Identifícate antes de hablar.
  • Anuncia tu presencia en la junta cuando entre y salga de la misma.
  • Pon tu teléfono en mute cuando no estés hablando. Esta práctica evita que se oiga tu teclado y no pone música de fondo.

Orange numbers 4  Al final de la junta, toma algunos pasos para cerrarla y mejora su proceso de junta.

  • Anota los resultados y los acuerdos.
  • Decide como distribuirá las notas de junta y el reporte de avance.
  • Agradece a todos por participar.
  • Use algunos minutos para evaluar la junta

Estoy seguro que si llevas a cabo estos cuatro puntos mejoraras la efectividad de tus juntas virtuales.

¿Dudas? ¿Comentarios?

Si tienes alguna duda o comentario, no escatimes en contactarnos.

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