Diccionario de la EDT

Según la Guía del PMBOK, el Diccionario de la EDT es “Un documento que proporciona información detallada sobre entregables, actividades y programación sobre cada componente en la estructura de desglose del trabajo”.

El diccionario de la EDT proporciona información detallada sobre cada elemento de la EDT, incluidos los entregables, los hitos , el alcance, la duración, las fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, los costos, la calidad, los miembros del equipo asignados, etc.

¿Cuál es el objetivo del diccionario de la EDT?

El diccionario de la EDT es una buena herramienta de comunicación y ayuda a los participantes clave a desmitificar la EDT y les ayuda a comprender la EDT.

El segundo objetivo del Diccionario de la EDT es ayudar a evitar el deslizamiento del alcance y el enchapado en oro al definir el alcance del trabajo. Una definición de trabajo clara y una asignación de trabajo transparente ayudan a evitar la mala comunicación, y los miembros del equipo sabrán lo que se supone que deben hacer. No se realizará ningún trabajo adicional.

El diccionario de la EDT complementa la EDT, que es una representación gráfica del alcance del trabajo. Al ser gráfico, La EDT no explica el alcance del trabajo, por lo que el diccionario de la EDT viene al rescate. Agrega información adicional a la EDT para completar y aumentar la usabilidad.

Plantilla de diccionario WBS

La EDT debe contener el 100% del alcance del trabajo y no se puede mostrar en forma gráfica o tabular. Por lo tanto, el Diccionario de la EDT explica el alcance del trabajo de cada elemento de la EDT para asegurar que cubra todo el trabajo.

Muchos expertos llaman al Diccionario de la EDT una herramienta de descripción de paquetes de trabajo. También se crean jerárquicamente, como la EDT, para explicar el elemento de la EDT de forma sistemática.

Cómo crear un diccionario WBS

Desarrolla el Diccionario de la EDT después de crear la Estructura de Desglose del Trabajo . Empieza a crearlo desde el elemento de nivel superior y muevete hacia abajo hasta llegar al nivel del paquete de trabajo . Este enfoque garantiza el 100% del alcance del trabajo en todos los niveles.

Al crear un diccionario de la EDT, utiliza la plantilla proporcionada en la tabla anterior para asegurarse de que tu diccionario de la EDT sea breve y significativo y no repita el alcance del trabajo. Proporciona información breve con una fácil comprensión del paquete de trabajo.

Utiliza los siguientes pasos para desarrollar un diccionario de la EDT:

# 1. Revisa la EDT

Revisa la EDT para asegurarte de que los miembros del equipo la comprendan, cubre el 100% del alcance del trabajo y no haya duplicaciones. Si se requieres alguna modificación en la EDT, has las modificaciones necesarias.

# 2. Crear elementos de nivel superior

Determina qué tipo de identificación utilizarás para identificar tu elemento de la EDT. Luego, nombra el elemento de nivel superior, agrega un identificador y descríbelo. Puedes incluir la entrega principal, el presupuesto, la duración, el hito, las suposiciones y limitaciones , y los riesgos .

# 3. Crear elementos de nivel inferior

Luego, puedes crear los elementos de nivel inferior utilizando la misma plantilla y verificar que cubre el 100% del alcance del trabajo y es igual al nivel principal. Si se requiere alguna modificación en el nivel superior, realiza lo cambios necesarios.

# 4. Crear el paquete de trabajo

El paquete de trabajo es el último nivel de la EDT. Aquí, puedes asignar la persona responsable e identificarla como cuenta de control. Finalmente, valide el alcance del trabajo al 100%.

Prácticas recomendadas para la creación de un diccionario WBS

• Los elementos de nivel superior deben tener menos detalles que el elemento de nivel inferior.
• Utilice la plantilla estándar para desarrollar un diccionario de la EDT para cada elemento a fin de mantener la coherencia.
• Si estás utilizando una herramienta de gestión de proyectoso un software de diagrama de flujo para desarrollar la EDT, inserta el Diccionario de la EDT en el mismo lugar en el mismo documento para facilitar la referencia.
• Si cambias el alcance del trabajo, actualice el Diccionario de la EDT.

Contenido del diccionario de la EDT

Un diccionario de la EDT puede tener la siguiente información:

• Identificador EDT: cada elemento EDT tiene una identidad y un título únicos.
• Descripción: Todos los elementos deben tener límites, supuestos y restricciones, alcance, etc. bien definidos.
• Miembro responsable del equipo: Cada elemento debe tener un grupo o miembro del equipo asignado para que sepa quién es responsable de completar el elemento de la EDT.
• Entregable: Incluya el entregable del producto, servicio o resultado y cualquier entregable intermedio.
• Criterios de aceptación: agregue los criterios de aceptación del cliente para el entregable.
• Duración: agregue la duración del elemento de la EDT.
• Hitos: enumere todos los hitos e hitos intermedios y las dependencias de la gestión de proyectos.
• Presupuesto: agregue el presupuesto del elemento de la EDT.
• Riesgos: mencione todos los riesgos que afecten al elemento de la EDT.

Ejemplo de diccionario de la EDT

El siguiente es un ejemplo de diccionario WBS:

Algunas preguntas frecuentes sobre el diccionario de la EDT

¿Por qué necesitamos un diccionario de la EDT?

Al ser gráfico, el EDT no proporciona suficiente información y las partes interesadas de su proyecto pueden tener dificultades para comprender la comunicación. En tales casos, el Diccionario de la EDT es muy útil, ya que explica y proporciona información completa sobre cada elemento de la EDT.

¿Qué herramientas se necesitan para crear un diccionario de la EDT?

La mayoría de las organizaciones utilizan Excel o Word para crear el diccionario del EDT. Sin embargo, para proyectos más grandes y en una gran organización, tendrás acceso a herramientas de gestión de proyectos como MS Project, SmartSheet, Monday.com etc., que pueden ayudarte a desarrollar rápidamente la EDT y el diccionario de la EDT.

¿Quién crea el diccionario de la EDT?

La creación de un diccionario de la EDT no es una tarea de una sola persona; requiere trabajo en equipo. Es necesario que los miembros del equipo con habilidades en la gestión de proyectos creen el Diccionario de la EDT.

Un esfuerzo combinado asegura un sentido de responsabilidad y los miembros del equipo estarán comprometidos con él.

El lider del proyecto también puede necesitar la ayuda de expertos en la materia para crear el Diccionario de la EDT.

Resumen

El diccionario de la EDT es la columna vertebral de la EDT. La EDT es un esqueleto y el diccionario de la EDT proporciona información detallada sobre los elementos de la EDT. Es la base para preparar la autorización de trabajo, estimar el costo, desarrollar cronogramas y monitorear las tareas del proyecto.

La EDT tiene información mínima, pero el diccionario de la EDT proporciona información breve y completa para desarrollar planes de gestión de proyectos.