Una oportunidad de mejora identificada es lo que ultimadamente define un proyecto Lean Six Sigma; que está descompuesto, cada cuando se descompone y cuál es el impacto al cliente o a la empresa. Como administrador del proyecto, tendrás que asegurarte que la oportunidad tiene lo requerido para ser una gran proyecto. Lo que define un gran proyecto es:

1. Tienes la oportunidad de crear límites y metas medibles.
2. La oportunidad está alineada con un asunto crítico para el negocio o una iniciativa de negocio.
3. El cliente sentirá las mejoras.

Una pregunta muy común que nos hacemos es ¿Cada cuando encuentro una oportunidad de mejora? El mundo de las oportunidades esta dividido en dos segmentos: interno y externo. Las oportunidades de mejora internas pueden ser identificadas por:

• Lluvia de ideas junto con un equipo multifuncional
• Analizando los procesos de negocio claves, ya sea mapeándolos o examinando su desempeño histórico (Si es que se han medido en el pasado)
• Análisis financiero de la unidad de negocios
• Revisando los negocios repetidos, procesos, productos o servicios
• Identificando las metas o índices de negocio que no han sido alcanzados o han tenido pobre desempeño.

Las oportunidades externas están encaminadas por nuestros clientes, auditores, acreedores o clientes de nuestro producto o servicio. Podemos identificar ideas de proyecto externas mediante:

• Encuestas
• Análisis de la retroalimentación del cliente
• Dialogo directo con los clientes

Durante tu fase de búsqueda de mejoras es muy probable que encuentres varias. ¿Cómo las priorizamos o eliminamos algunas de ellas? Contestando las siguientes preguntas puedes obtener la solución:

1. ¿Qué puedes hacer para mejorar la situación?
2. ¿Qué tan importante es este asunto para tu cliente?
3. ¿Es la oportunidad o error una mejora medible?
4. ¿Puedes obtener o generar fácilmente los datos?
5. ¿Se pueden cuantificar los beneficios?
6. ¿Es el proceso estable o por lo menos controlable?
7. ¿Es el planteamiento lo suficientemente esbelto para terminar la mejora en 6 meses?
8. ¿Tienes un patrocinador quien está deseoso de proveer o ayudar a obtener los recursos necesarios?

En el evento de que se te acerque un líder de la empresa con una idea de proyecto o un asunto de negocio que necesita ser direccionado, es sumamente importante que entiendas que no puedes aceptarlo 100% como está planteado.

Un problema bien definido ayuda a contestar la pregunta: ¿A quién le importa?.

Más información en: Lean Six Sigma de Sheila Shaffie