Enunciado del alcance del proyecto

Según la Guía del PMBOK, “La declaración del alcance del proyecto es la descripción del alcance del proyecto, los principales entregables, los supuestos y las limitaciones”.

Este documento te proporciona detalles del proyecto, el alcance del producto y el entregable del proyecto. Proporciona una descripción detallada de las tareas a ejecutar, suposiciones, restricciones , hitos y más. La declaración del alcance del proyecto ayuda a las partes interesadas a tener un entendimiento común del proyecto y su entregable.

Contiene la inclusión y la exclusión del proyecto que establece las expectativas de las partes interesadas del proyecto, por lo que enfrentas menos obstáculos para completar el proyecto.

El enunciado del alcance del proyecto es la base de tu planificación. Te ayuda a revisar las solicitudes de cambio; sabrás qué está incluido en el alcance y qué no. Si la solicitud está fuera de los límites del proyecto, puedes plantear requisitos adicionales o cambios en las líneas base.

Desarrollar una declaración del alcance del proyecto implica determinar los hechos relevantes, recopilar documentación y obtener un acuerdo.

La declaración del alcance del proyecto proporciona un resumen detallado de algunos de los elementos del projet charter.

Importancia de la declaración del alcance del proyecto

• Ayuda a las partes interesadas a comprender el alcance del proyecto y del producto.
• Reduce las posibilidades de que el alcance se filtre en etapas posteriores.
• Ayuda al director del proyecto a desarrollar el plan del proyecto sin esfuerzo.
• Ayuda a desarrollar líneas de base del proyecto.

La declaración del alcance del proyecto reduce la incertidumbre al restringir el alcance y brindar a todas las partes interesadas o participantes clave una visión clara del proyecto.

¿Qué se incluye en la declaración del alcance del proyecto?

La declaración del alcance del proyecto ayuda a visualizar el proyecto completo y su entregable. Incluye lo siguiente:

1. Descripción del alcance del producto: una descripción detallada del producto que se va a producir.
2. Criterios de aceptación del producto: estos son los criterios por los cuales los consumidores aceptarán fácilmente el producto ya que satisface sus expectativas.
3. Entregables del proyecto: estos son los resultados del proyecto, incluidos elementos como software o documentos.
4. Exclusiones del proyecto: estos elementos están fuera de los límites del proyecto.
5. Restricciones del proyecto: incluyen restricciones de recursos, organizacionales, políticas, tecnológicas y cualquier otra restricción que afecte el desempeño.
6. Supuestos del proyecto: estas son condiciones aceptadas como verdaderas para que su proyecto funcione sin problemas, por ejemplo, la disponibilidad de empleados cuando sea necesario.
7. Hitos: etapas significativas en la línea de tiempo de un proyecto donde ocurren eventos cruciales.
8. Acuerdo: muestra la aprobación de las partes interesadas al final de la declaración, indicando su apoyo.

Cómo se desarrolla una declaración del alcance del proyecto

Los siguientes consejos te ayudarán en esta tarea.

Identificar requisitos

Debes identificar los diversos elementos de un requisito que son esenciales en el desarrollo de una declaración del alcance del proyecto.

Puedes recopilar los requisitos de las partes interesadas o participantes clave, los usuarios y los patrocinadores a través de cuestionarios, talleres, entrevistas o métodos de observación. Luego, traduce los requisitos complejos en entregables simplificados.

Los requisitos incluyen requisitos comerciales, requisitos de las partes interesadas, requisitos de la solución, requisitos del proyecto, requisitos de transición y supuestos. Estos te permiten satisfacer deseos y expectativas.

Definir productos

Debes documentar y detallar los requisitos del producto utilizando una Matriz de Trazabilidad de Requisitos (MTR). Esto también puede ayudar a rastrear el estado y las revisiones de los productos durante el desarrollo.

Definir entregables principales

La declaración del alcance del proyecto debe resumir los entregables que permitan a las partes interesadas una descripción general de las expectativas del producto final.

Definir hitos

Detallar todos los hitos del proyecto para que las partes interesadas puedan ver el progreso y saber cuándo se completará el proyecto.

Criterios de aceptación

Esto es lo que debe ser el producto para que el cliente acepte el entregable. Si no se cumple alguna de estas condiciones, el cliente rechazará el producto.

Exclusión de proyectos

A veces es necesario excluir algunos elementos, para que las partes interesadas comprendan explícitamente. En etapas posteriores, esto ayuda a reducir el deslizamiento del alcance.

Mejores prácticas para una declaración de alcance de proyecto exitosa

Detallado pero simple

La declaración del alcance del proyecto debe proporcionar una descripción detallada de una manera simple para que las partes interesadas puedan leerla rápidamente. Evite las redacciones complejas que puedan resultar confusas.

Especificidad

El enunciado del alcance del proyecto debe responder preguntas particulares sobre la ejecución de tareas, permitiendo a las partes interesadas estimar el potencial de éxito.

Pros y contras de la declaración del alcance del proyecto

Pros

• Una declaración de alcance bien redactada ayuda a evitar el deslizamiento del alcance . Esto ocurre debido a malentendidos o mala comunicación con las partes interesadas.
• Una declaración del alcance del proyecto te informa sobre los riesgos y las limitaciones.
• Es una buena herramienta de comunicación.

Contras

• Crear una declaración del alcance del proyecto requiere tiempo y recursos, lo que puede ser contraproducente para pequeños proyectos o empresas.
• Una declaración de alcance detallada no es útil para proyectos ágiles.

Carta del proyecto o Project charter Vs Declaración del alcance del proyecto

Es posible que haya notado que el elemento de declaración del alcance del proyecto también se puede ver en el estatuto del proyecto y es posible que se esté preguntando acerca de la diferencia entre los dos.

Ten en cuenta que, aunque el estatuto del proyecto contiene elementos de la declaración del alcance, existen diferentes niveles de detalle entre los dos.

La carta del proyecto tiene detalles de alto nivel y no cambia con frecuencia. Por otro lado, la declaración del alcance tiene todos los detalles posibles de los elementos del alcance; por lo general, se actualiza cuando es necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Además, la carta del proyecto puede tener lo siguiente:

• Caso de negocio
• Objetivo del Proyecto
• Descripción del proyecto de alto nivel
• Entregables clave
• Hitos clave
• Presupuesto del proyecto
• Duración del proyecto
• Nombre de las partes interesadas clave
• Criterios de éxito del proyecto
• Requisitos de proyectos de alto nivel
• Riesgos clave
• Criterios de aceptación
• Nombre del cliente
• Criterio de salida
• Nombre del director del proyecto
• Supuestos clave y contracción

Y la declaración del alcance se centra en los siguientes elementos en detalle:

• Descripción detallada del alcance
• Criterios de aceptación
• Exclusiones de proyectos
• Proyectos Deliverable

En conclusión…

Una declaración del alcance del proyecto es un documento esencial y parte de la línea base del alcance. Define el producto e incluye el trabajo total requerido para construir el producto.

Este documento es una buena herramienta de comunicación. Cualquier cambio en el producto o proyecto debe reflejarse aquí. Asegúrese de que tenga todos los detalles para evitar conflictos en las etapas posteriores del proyecto.

¿Cómo es útil una declaración de alcance en su proyecto? Comparte tu opinión con nosotros a través de la sección de comentarios.

Referencias:

• PMBOK 6ta. Edición.
• Estandar de Competencia EC0935 «Gestión del trabajo por proyectos» del CONOCER
• Fahad Usmani en PM Study Circle.