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Los proyectos se llevan a cabo para entregar un producto, servicio o resultado. Será difícil lograr su objetivo si no comprendes tanto el alcance del proyecto, como el del producto. En la gestión de proyectos, encontrarás muchos conceptos vitales importantes para completar tu proyecto con obstáculos mínimos. Entre estos términos y conceptos destacan el alcance del proyecto y el alcance del producto.

El alcance del proyecto depende completamente del alcance del producto. Debes comprender el alcance del producto para definir el alcance del proyecto. Estos son los conceptos más importantes en la gestión de proyectos. 

Antes de comenzar este blog, asegurémonos de comprender los términos producto, proyecto y alcance.

¿Qué es un producto?

La sexta edición de la Guía del PMBOK define un producto como un artefacto o un cuantificable que puede ser un artículo final o un artículo componente. Estos artículos también se denominan materiales o bienes.

En otras palabras, un producto se define como una sustancia o artículo producido durante un proceso natural, químico o de fabricación. Se puede caracterizar un producto de muchas formas, como por sus propiedades físicas y químicas.

Por ejemplo, si el producto es una computadora, sus características son su procesador, tamaño de pantalla, memoria y disco duro.

¿Qué es un proyecto?

Según la Guía del PMBOK, «Un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único».

La primera mitad de la definición dice que la naturaleza del proyecto es temporal. Esto significa que una vez que entregue el resultado, su proyecto dejará de existir porque ha logrado el objetivo.

La segunda mitad dice que el proyecto produce un entregable. Los proyectos se emprenden para producir un resultado particular, que puede ser tangible o intangible.

¿Qué es alcance?

Un alcance se puede definir como el rango, detalle o límite de un término al que está asociado. La palabra alcance no siempre es independiente; se usa como sufijo o prefijo de otro término.

Si se usa con el término producto, significa los detalles del producto, o cuando se usa con el proyecto, significa los detalles del proyecto.

Según la Guía del PMBOK, el alcance es la suma de los productos, servicios y resultados que se brindarán como proyecto.

Definición del producto

En resumen, el alcance del producto se trata de los detalles del producto; cómo se verá el producto, cómo funcionará, sus características y más.

Según la Guía del PMBOK, sexta edición, el alcance del producto son las características y funciones que caracterizan un producto, servicio o resultado.

Por ejemplo, si el producto es un puente, el alcance del producto podría ser su longitud, ancho y resistencia de carga. Si el producto es un teléfono celular, el alcance del producto será el tamaño de la pantalla, la batería de respaldo, la velocidad del procesador, el tipo de cámara y la memoria.

Sin embargo, para los servicios, el alcance del producto le dará detalles sobre las tareas y responsabilidades de la persona que entregará.

En el caso de un resultado, el alcance del producto puede ser la información requerida del resultado.

Cómo determinar el alcance del producto

La mayoría de las veces, el alcance del producto lo definen las personas que tienen niveles más altos de la organización. Por lo general, un analista de negocios define el alcance del producto y, aunque se puede consultar al gerente de proyecto, su función es limitada.

El analista de negocios se reunirá con todas las partes interesadas para comprender sus expectativas y requisitos con respecto al producto final. Una vez finalizados, el analista los firmará por las partes interesadas y luego los procesará para su aprobación.

Asegúrate de que no se omite ninguno de los requisitos durante este proceso, ya que agregar más, hacia el final del proyecto puede resultar costoso. Un ligero cambio en el alcance del producto puede costarte mucho más dinero que un cambio inicial en la declaración del alcance del proyecto. El alcance del producto debe estar bien definido porque el alcance del proyecto se define de acuerdo con el alcance del producto.

El alcance del producto es lo que te une a ti y a tu organización con el usuario que utilizará el producto. Debes hacer todo lo posible para que estas especificaciones sean exactas y completas.

Sin embargo, si tienes un contrato para entregar el producto al cliente, encontrarás el alcance del producto adjunto al documento del contrato.

Alcance del proyecto

El alcance del proyecto define los requisitos del producto y el trabajo requerido para crearlo. Esto también define lo que está dentro y fuera del alcance, lo que te ayuda a evitar el deslizamiento del alcance.

Según la Guía del PMBOK, sexta edición, el alcance del proyecto es el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

La declaración del alcance del proyecto explica el resultado esperado y junto con las restricciones y suposiciones. Esto ayuda a lograr el alcance del producto. El alcance del proyecto también se conoce como declaración de alcance o declaración de trabajo.

Si se te da un proyecto para construir un puente, el alcance del proyecto te brindará información sobre cómo construir el puente. Te da toda la información requerida. En este caso, el alcance del proyecto define qué es exactamente lo que necesitas para construir el puente. Nada más.

Cómo determinar el alcance del proyecto

El líder o director del proyecto define el alcance del proyecto, que depende de muchos factores.

Por ejemplo, si recibes un contrato de precio fijo en firme, el cliente te dará una descripción del producto bien definida, que te ayudará a desarrollar el enunciado del alcance del proyecto. En este caso, no tendrás que preocuparte demasiado por el alcance del proyecto.

Sin embargo, este no es siempre el caso. Consideremos otro caso. 

Tu organización inicia un proyecto y tú eres el líder del proyecto.

En este caso, es posible que debas crear la declaración del alcance del proyecto desde cero. Te pones en contacto con las partes interesadas para recopilar los requisitos y compilarlos, y luego obtener la aprobación de la gerencia.

Asimismo, puede haber varios factores que determinen el alcance del proyecto, como que el cliente te pida que hagas todo en su nombre.

Una declaración de alcance bien redactada hace que la vida de un líder de proyecto sea mucho más cómoda y el proyecto se completará con menos obstáculos. El alcance del proyecto es un acuerdo entre tu y el cliente o su organización.

El alcance del proyecto te vincula a ti y a tu equipo de proyecto con tu organización; por lo tanto, debes ser muy lúcido y detallado. Este documento debe completarse en una etapa temprana del proyecto. Es necesaria una declaración de alcance eficaz para guiar un proyecto hacia su finalización con éxito.

Determinar el alcance del proyecto es el primer paso para establecer el cronograma, el presupuesto y la asignación de recursos del proyecto. Los planes de gestión del proyecto se realizan después de que se define el alcance del proyecto.

Espero que ahora comprendas el alcance del producto y el alcance del proyecto.

Conclusión

El alcance del producto y el alcance del proyecto se tratan en el área de conocimiento de gestión del alcance en la Guía del PMBOK. El alcance del producto es el resultado final del proyecto y el alcance del proyecto es cómo lo va a lograr. El proyecto se define según el alcance del producto. Estos son términos fundamentales y debes comprenderlos. Para completar el proyecto, debes lograr estos dos alcances con éxito. El alcance del producto son las características del producto, y el alcance del proyecto incluye todo el trabajo que hará para fabricar el producto.

¿Cómo se gestiona el alcance del producto y el alcance del proyecto en tu organización? 

Comparte tu experiencia en la sección de comentarios.

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