Línea base del alcance
La línea de base del alcance no es un documento; es una colección de tres documentos: Declaración de alcance, Estructura de Desglose del Trabajo y Diccionario EDT.
La línea de base del alcance es un documento controlado, y el estado y el progreso del proyecto se miden en función de este plan.
Componentes de la línea base del alcance
Los siguientes son los tres componentes de la línea de base del alcance:
- Declaración del alcance
- Estructura de Desglose del Trabajo
- Diccionario EDT
Declaración del alcance
Una declaración de alcance es un documento que define el alcance completo del trabajo. Proporciona todos los detalles sobre los entregables del proyecto, los objetivos, los supuestos y limitaciones, la inclusión, la exclusión, etc.
Estructura de desglose del trabajo
Figura 1: Ejemplo de referencia (En base al EC0935).
La Estructura de Desglose del Trabajo es un desglose jerárquico de todo el trabajo del proyecto o los entregables en tareas más pequeñas y manejables. Por lo general, la EDT tiene dos o tres niveles de detalle y el elemento en el nivel más bajo se llama paquete de trabajo.
A veces, los paquetes de trabajo están precedidos por paquetes de planificación y las cuentas de control preceden a los paquetes de planificación.
Diccionario EDT
Figura 2: Ejemplo de referencia de diccionario de EDT.
El Diccionario EDT es una parte integral de la EDT; de hecho, la EDT está incompleta sin el diccionario EDT. Al ser gráfico, el EDT no muestra detalles de los elementos; por lo tanto, el Diccionario del EDT enumera todos los detalles de los elementos de la EDT.
Usos de la línea de base del alcance
La línea de base del alcance define los entregables aprobados, el alcance del trabajo y las metas acordadas. Es la base del progreso del proyecto, ayudándole a determinar tu trabajo diario en función de él.
Una línea de base del alcance te ayuda a:
- proporcionar un acuerdo común entre las partes interesadas,
- avanzar el proyecto sin problemas,
- proporcionar una base para monitorear y controlar el trabajo,
- Evite el deslizamiento del alcance y el chapado en oro.
Una línea base del alcance es un documento aprobado que contiene los requisitos y expectativas de las partes interesadas. La línea de base del alcance es el documento que consultará para volver a encarrilarse en caso de cualquier desviación. Es una buena herramienta de comunicación para que los miembros del equipo sean conscientes de sus responsabilidades laborales.
Dado que tienes todas las tareas definidas frente a ti y los miembros de tu equipo, todos saben lo que se supone deben hacer. No habrá ambigüedad en la responsabilidad y pueden completar el trabajo sin problemas.
La línea de base del alcance es un documento aprobado que te ayuda a medir el estado y el progreso de tu proyecto en función de un objetivo claro. Si deseas realizar cambios en el alcance, deberás presentar una solicitud de cambio y obtener la aprobación de la nueva línea base del alcance.
Dado que todos los cambios están controlados, habrá menos posibilidades de que deslice, es decir, que sufra un cambio incontrolado en el alcance. Además, las posibilidades de un chapado en oro (agregar extras no compensados) se reducen porque la línea de base del alcance está definida y el progreso siempre coincide con la línea de base del alcance.
Cómo desarrollar la línea de base del alcance
El líder del proyecto desarrolla la línea base del alcance junto con el equipo de administración del proyecto.
La línea de base del alcance se crea mientras se desarrolla la Estructura de Desglose del Trabajo y consta de la declaración del alcance del proyecto, la EDT y el diccionario de la EDT.
La declaración del alcance consiste en una descripción detallada del alcance del trabajo, los entregables del proyecto, los supuestos, las limitaciones, los hitos , las inclusiones del proyecto, las exclusiones del proyecto, etc.
Para desarrollar la declaración del alcance, se revisará el documento del contrato, el documento de requisitos y luego se redactará la declaración del alcance.
Una EDT es un desglose visual y jerárquico de un proyecto en componentes o tareas más pequeños.
Esta es la base vital de la planificación de proyectos y ayuda a los gerentes a identificar los componentes del proyecto para que puedan determinar el costo del proyecto y desarrollar el cronograma. Integra el alcance del proyecto, el cronograma y la línea base de costos y garantiza que los planes del proyecto estén alineados.
Una estructura EDT se desarrolla después de completar la declaración del alcance. Valida la declaración del alcance y ayuda a refinarla durante todo el proceso.
Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) puede tener dos o tres niveles de detalles; sin embargo, los proyectos complejos pueden tener más niveles según sea necesario.
Según la Guía del PMBOK, el Diccionario EDT es “un documento que proporciona información detallada de entrega, actividad y programación sobre cada componente en la estructura de desglose del trabajo”.
El Diccionario establece cada elemento de la EDT, incluidos los entregables, el alcance, la duración, los hitos, las fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, los costos, la calidad, los miembros del equipo asignados, etc.
Desarrollarás el diccionario EDT durante o después de crear el EDT El diccionario refuerza la EDT y proporciona claridad para que los miembros del equipo comprendan la EDT.
En conclusión…
La línea de base del alcance es la versión aprobada de la declaración del alcance, la EDT y el diccionario de la EDT. Para realizar cambios en este documento, debe pasar por un sistema formal de gestión de cambios.
Desarrollar una línea de base del alcance es el primer paso hacia la finalización exitosa del proyecto. La línea de base del alcance define el alcance del trabajo, ayuda a construir el cronograma del proyecto y proporciona información sobre hitos, suposiciones, restricciones, etc.
Es una de las líneas de base de las medidas de rendimiento que le ayuda a mantener su proyecto en marcha.
Referencias:
- PMBOK 6ta. Edición.
- Estandar de Competencia EC0935 “Gestión del trabajo por proyectos” del CONOCER
- PM Study Circle.
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