Este blog es el primero de una serie dedicada a la mejora de los procesos y productos en nuestra PYME, primero comentare lo que definimos como proceso y de esta forma tener un entendimiento estandarizado, como siempre sus comentarios son bienvenidos. Si alguno de ustedes desea que le dé prioridad a algún tema en específico de esta serie, háganmelo saber y con mucho gusto le daremos la prioridad debida.

En la actualidad, la velocidad es una de las características más deseadas por las organizaciones que buscan tener éxito en su sector. Tener procesos eficientes, rápidos y ágiles es una garantía de que “en esa organización se trabaja bien”, es una cualidad que habla bien de la modernidad de una empresa, de la eficiencia de su gente, contrariamente  de aquellas que son ineficientes y aletargadas.

Los procesos describen la forma como una organización lleva adelante sus negocios, y como toma sus decisiones; tener procesos eficientes es la mejor garantía de que una empresa trabaja eficientemente  Por muy capaz que sea un Emprendedor o Empresario, si no tiene buenos procesos, no va a funcionar bien o tomar decisiones acertadas.

Como comentó hace algunos años Witham Skinner, “La relación que existe entre el éxito de la empresa y lo que debe hacer producción, suele percibirse casi exclusivamente, como la habilidad de producción para obtener una productividad muy alta y unos costos muy bajos. Sin embargo, esta relación es crítica y es mucho más amplia que eso.

Pocos empresarios son conscientes de que lo que parecen ser decisiones rutinarias de producción llegan, con frecuencia, a limitar las opciones estratégicas de la empresa (tras atarla a unas instalaciones, a una plantilla de personal y a unas ciertas políticas) a una posición poco competitiva, y que salir de esta posición puede requerir años”.

Los procesos son todas aquellas actividades que intervienen como input (insumo) y son procesadas para obtener un “output” (Resultado),  Es básicamente todo el papeleo que rodea a la organización, planeamientos, programaciones, sincronizaciones, solicitudes, asignaciones, revisiones, aprobaciones, reportes, etc.

Estos procesos de producción combinan recursos diversos como materiales, actividades humanas, recursos financieros e información con el fin de obtener un bien o un servicio, es básicamente todo el papeleo que rodea a la organización, planeamientos, programaciones, sincronizaciones, solicitudes, asignaciones, revisiones, aprobaciones, reportes, etc.

La base de una empresa competitiva hoy es hacer productos y servicios orientados al mercado y no al gusto del emprendedor o de la necesidad de quien los hace, y tener procesos orientados a lograr esos productos de acuerdo a lo que el cliente quiere usando los recursos eficientemente.

Y… ¿Cómo podría mejorar mis procesos y productos?

El punto clave para renovar un proceso, es cuestionar las cosas como se vienen llevando hasta ahora, examinar la información, el procedimiento, los roles y las  personas que intervienen en cada proceso, no importa cuán exitoso  haya sido este proceso antes, o que este siendo, pues, “glorias pasadas no aseguran glorias futuras”,

Primero realizamos un diagnóstico

El diagnóstico es la primera fase para poder determinar las causas de la optimización de procesos, Los síntomas más comunes que presenta una organización con debilidad en sus procesos, son:

• Constantes demoras en la toma de decisiones del emprendedor,  los ejecutivos o gerentes.
• Errores consecutivos en la toma de decisiones; todo el mundo busca evitar la tomar decisiones para no comprometerse.
• Excesivas reuniones de trabajo.
• Hay un creciente N° de trabajos postergados por qué no se toman decisiones a tiempo.
• Exceso de supervisión y control, muchas inspecciones o controles para cada cosa.
• El costo de reemplazos es alto.
• Creciente conflicto entre las áreas, Tensión que se produce por falta de información rápida.

Muchos de estos síntomas  se ven reflejados en la estructura orgánica y los procesos de trabajo y en la cultura organizacional, aspectos que deben ser revisados integralmente para abordar los cambios de mejora que se tienen que realizar.

¿Cuáles deben ser mis objetivos cuando busco la mejora de los procesos en mi empresa?

• Racionalizar actividades, Toda optimización de proceso, genera racionalidad, simplicidad, flexibilidad, ahorro en costos, los proceso rediseñados son más rápidos y eficientes, se crean rutas alternativas  para los casos complejos (que según Pareto deben ser los menos)
• Optimizar costos Se eliminan las actividades que no agregan valor al proceso, (ejemplo, revisiones, verificaciones, firmas, etc.) en cada fase o nivel de proceso
• Hay un mayor empoderamiento del trabajador,  Se dejan los controles para instancias posteriores a la producción o servicio
• Flexibilidad; Se Inician actividades aun cuando la información este incompleta, se desarrollan actividades en paralelo en lugar de obligarlas a ser secuenciadas, etc.

Algunas de las diferentes formas de mejorar los procesos y productos de nuestra empresa y los cuales describiremos uno a uno en esta serie de blogs son:

1. Evaluar la adecuación de productos y procesos

2. Mejorar la programación de la producción

3. Definir programas de mantenimiento preventivo

4. Instrumentar un sistema de control estadístico

5. Aplicar reingeniería de procesos

6. Sustituir procesos de captura manual de información por medios automatizados

7. Identificación del producto y rastreabilidad

8. Mejorar la logística de la empresa

9. Mejorar en la tecnología de empaque

10. Optimizar el uso de la capacidad instalada

El punto clave en el rediseño de un proceso, es el cuestionamiento de todas las reglas que controlan las actividades del negocio, explícita o implícitamente, como premisas para el diseño original, todo proceso se componen de entradas de información o insumos  que se procesan (deciden o ejecutan) y que generan salidas (resultados), esta secuencia muchas veces no andan bien alineada en las organizaciones, en algunos casos, se arrastran procesos con problemas heredados de gestiones anteriores, (que ya han sido superados por procesos más eficientes en las organizaciones modernas). Así por ejemplo, si el tiempo de los desembolsos de créditos en una entidad financiera, no es competitivo frente al mercado, entonces se tiene que cuestionar no sólo las personas que ejecutan los procesos, (Qué es lo primero que habitualmente se hace), sino las políticas, reglas y procedimientos que ampara dichos procesos

Cuando tenemos el enfoque de optimización de  procesos, es absolutamente válido empezar de nuevo, se construye una nueva cadena de valor, (enfoque que permita analizar secuencialmente los pasos de una organización para crear valor al cliente), se despliegan los procesos en dos tipos de procesos; a) Los procesos estratégicos (aquellos que orientan la actividad de la empresa) de b) Los procesos operativos que intervienen directamente en el negocio.

Y tu… ¿Estás listo para mejorar tus procesos?