¿Qué es un proyecto?

Según la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, un proyecto se define como un “esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Los proyectos se llevan a cabo para cumplir con los objetivos mediante la producción de entregables. Un entregable es un producto o resultado único y verificable; puede ser tangible o intangible.

El término “temporal” no se aplica al producto del proyecto; el proyecto es finito, no así el resultado.

Los proyectos crean un producto, resultado o servicio único que no es repetitivo. Aunque muchos proyectos de construcción son edificios, puentes o presas, etc. similares, todos son productos únicos.

Si la salida es repetitiva, es una operación. Las operaciones tienen resultados repetitivos; por ejemplo, el ensamblado de automóviles.

Características del proyecto

Un proyecto tiene las siguientes características:

• Carácter Temporal: Todos los proyectos son de carácter temporal. Esto significa que, una vez que se logra el objetivo del proyecto, este deja de existir.
• Línea de tiempo definida: un proyecto tiene una línea de tiempo definida, medible y alcanzable con un comienzo y un final definidos. Un proyecto no puede continuar para siempre; tiene una duración definida.
• Produce salida: todos los proyectos producen una salida. El resultado puede ser un producto único o una mejora, un servicio único o un resultado.

Ejemplos de proyectos

Algunos ejemplos de un proyecto son:

• Construir un edificio.
• El desarrollo de un nuevo compuesto farmacéutico.
• La ampliación de un servicio de guía turístico.
• La fusión de dos organizaciones.
• La exploración en busca de petróleo en una región.
• La modificación del sistema de una organización
• La realización de investigaciones para desarrollar un nuevo proceso de fabricación.
• La mejorar de un proceso de negocio dentro de la organización.

La característica más importante de un proyecto es su carácter temporal; el proyecto finaliza cuando logra su objetivo. El proyecto también puede finalizar cuando:

• Se agotó el presupuesto.
• El proyecto ya no es necesario.
• Los recursos ya no están disponibles.
• El proyecto se da por terminado por causa legal o conveniencia.

Ciclo de vida del proyecto

Los proyectos pasan por diferentes fases, desde su inicio hasta su finalización. Estas fases se conocen como ciclo de vida del proyecto , que es una colección de procesos de proyecto relacionados lógicamente.

Las fases pueden ser iterativas, superpuestas o secuenciales. Las fases están limitadas en el tiempo con un inicio y un final o un punto de control. Estos puntos de control se conocen como “puerta de fase”, “puerta de control” o “revisión de fase”.

Aunque los proyectos varían en tamaño y la cantidad de complejidad que contienen, un proyecto típico se puede asignar al siguiente ciclo de vida del proyecto:

• Inicio del proyecto
• Organización y preparación
• Realización del trabajo
• Cierre del proyecto

El ciclo de vida de un proyecto tiene muchas fases para desarrollar un producto, resultado o servicio. Estos se denominan ciclos de vida de desarrollo. Un ciclo de proyecto puede ser:

1. Ciclo de vida iterativo: elalcance se planifica con anticipación, pero el tiempo y los costos se modifican a medida que se dispone de más detalles del alcance a medida que avanza el proyecto. Las iteraciones desarrollan el producto a través de una serie de ciclos repetidos, mientras que los incrementos se suman sucesivamente a la funcionalidad del producto.
2. Ciclo de vida incremental: el entregable se produce a través de una serie de iteraciones que agregan funcionalidad con éxito dentro de un período de tiempo predeterminado.

Fases del proyecto

Durante su ciclo de vida, todos los proyectos pasan por cinco fases, de acuerdo con el Estándar de Competencia EC0935 “Gestión del trabajo por proyectos” estas fases son:

1. Iniciar el proyecto
2. Organizar el proyecto
3. Implementar el proyecto
4. Verificar el proyecto
5. Finalizar el proyecto

Fase de iniciar el proyecto (inicio)

Esta es la primera fase del proyecto en la que lo lanza oficialmente. Esta fase tiene dos procesos importantes: elaborar el plan básico del proyecto y la elaboración del reporte de la junta inicio.

El plan básico del proyecto es el documento más importante del proyecto y contiene información vital como lo son los supuestos y limitaciones, los hitos del proyecto, la duración, las expectativas de los participantes clave, etc.

Muestra el objetivo del proyecto redactado con características SMART: específico, medible, aterrizado, realista y en tiempo específico.

La identificación de los participantes clave del proyecto y sus expectativas en enunciados claros en términos realistas, medibles y con tiempos específicos es muy importante.

Nuestro proyecto tendrá éxito si sus participantes clave están satisfechos. Si no logramos identificar a nuestros participantes clave, enfrentaremos muchos obstáculos para completar con éxito el proyecto.

Debemos identificar a los participantes clave de nuestro proyecto al comienzo del proyecto y administrarlas de manera eficiente para completar el proyecto con éxito.

El segundo proceso de esta fase es la elaboración del reporte de la junta de inicio del proyecto, en ella deben de especificarse todos los temas tratados en la junta, así como los acuerdo obtenidos, todo esto debidamente firmado por los asistentes a la junta.

Fase de organización

En esta fase, desarrolla un plan de gestión de proyecto completo y detallado.

El plan del proyecto también se conoce a veces como el plan detallado del proyecto. Este documento explica en detalle cómo ejecutará el proyecto, monitoreará y controlará, y cerrará.

Empieza tu planificación recopilando los requisitos y definiendo el alcance. Luego, desarrolla el cronograma, establece la fecha límite y asigna recursos.

A continuación, describe los roles y responsabilidades de los participantes internos y externos del proyecto, los riesgos del proyecto, así como el plan alterno para manejar los riesgos que identificaste y, muy importante, tendrás que conseguir la firma del dueño del proyecto para continuar a la siguiente fase, la de implementación del proyecto.

También será necesario elaborar el reporte de la junta de presentación del plan detallado del proyecto.

Fase de implementación

Esta es la fase más larga del ciclo de vida del proyecto. En esta fase, desarrolla el producto real y dedica la mayor parte de su tiempo y presupuesto.

Como líder de proyecto, debes gestionar a tus participantes clave, los procesos y la comunicación en esta fase.

Cualquier retraso en esta fase afectará el  y es posible que supere su presupuesto y horario. Esto afectará la moral del equipo y, por lo tanto, el progreso del proyecto.

Tienes que ser proactivo durante toda la fase de ejecución.

El resultado del proyecto se desarrolla en esta fase.

Fase de Verificación

Esta fase ocurre al mismo tiempo que la fase de implementación. Mientras ejecuta el plan del proyecto, supervisarás continuamente el progreso para detectar cualquier desviación de la línea de base.

Si observas alguna desviación en tu plan, inmediatamente deberás tomar medidas correctivas para resolver el problema. También tomarás medidas preventivas para evitar que se produzcan desviaciones.

En esta fase, controlas todos los aspectos de tus proyectos, incluidos el alcance, el costo, el cronograma, los recursos, el riesgo, las adquisiciones, la comunicación, etc.

Fase de Finalización (Cierre)

Esta es la fase final del proyecto, y tiene un solo proceso: cerrar proyecto.

Las actividades clave de este proceso son la transición del producto final, la preparación del reporte final, la actualización de los documentos del proyecto y las actualizaciones de los activos del proceso de la organización.

Cerrar un proyecto no se trata simplemente de finalizar el proyecto. También completa la transición final del producto o servicio al cliente.

Comprobarás si todos los contratos de adquisición están cerrados y las facturas están pagadas.

Actualizará su documento de lecciones aprendidas y otros documentos del proyecto. Después de actualizar estos documentos, los almacenarás en repositorios como activos de procesos organizacionales.

Finalmente, disolverás tu equipo de administración de proyectos y liberarás a todos los miembros del equipo para que la organización pueda asignarlos a otros proyectos.

En conclusión…

Los proyectos se emprenden para lograr un objetivo específico, y una vez que se logra, el proyecto se cierra. Un proyecto es una organización temporal y pasa por cinco fases, desde el inicio hasta el cierre. Cada proyecto es único, al igual que su producción.

Si tienes alguna pregunta sobre proyectos, compártela a través de la sección de comentarios y te responderé.

Referencias:

• Estandar de competencia EC0395 Gestión del trabajo por proyectos
• Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos 7ma. Ed.